مقابلات التقييم

مقابلات التقييم

مقابلات التقييم
ما هى مقابلات التقييم
هى لقاء بين المشرف و المرؤوس لمراجعة التقييم و عمل خطط لمعالجة القصور و دعم نقاط القوة و مثل هذه
اللقاءات قد لا تكون مريحة نظرا لأن الافراد قليل منهم يحبون تلقى او اعطاء تغذية عكسية سلبية negative feedback
انواع مقابلات التقييم : ثلاث انواع
1 . الاداء مرضى و الموظف يرتقى و يتقدم
2 . الاداء مرضى بدون ارتقاء
3 . اداء غير مرضى و قابل للتقويم
اهداف مقابلة التقييم :
1 . اعداد خطط للتطوير
2 . المحافظة على الاداء
3 . تصحيح و تقويم الخطة
الاعداد لمقابلة التقييم :
اولا : جمع البيانات بدراسة الوصف الوظيفى و مراجعة ملفات الموظف السابقة و مقارنة اداءه
ثانيا : التنبيه على الموظف بمراجعة عمله و تحليل المشكلات و جمع التعليقات
ثالثا : اختيار الزمان و المكان المتفق عليه للمقابلة :
فامقابلات التى تتم مع الافراد فى المساويات الدنيا مثل الاعمال المكتبية و عمال الصيانة لا يجب ان تستغرق اكثر
من ساعة و تقييم الوظائف الادارية ساعتين او ثلاثة
و التأكيد على ان المقابلة تتم فى مكان خاص حتى لا يقاطعها جرس تليفون او زوار
كيفية ادارة المقابلة :
هناك اربعة اشياء يجب اخذها فى الاعتبار :
1 . كن واضحا و مباشر ومحدد :
تحدث فى اطار بيانات عمل موضوعية مثل الغياب و سجلات الجودة و التقارير و سجلات الانتاج و الخطوط
الزمنية للمهام
2 . لا تركز على شخص الفرد :
فمثلا لا تقل انتم بطيئون فى اخراج تلك التقارير بل حاول ان تقارن اداء فرد بمعيار ما
3 . شجع الموظف على ان يتحدث :
توقف و استمع لما يقوله الموظف و اسئله اسألة ريحة مثلا " هل ترى انه يمكننا تحسين الوضع
4 . تأكد ان الشخص يمضى و قد علم الصواب و الخطأ فى ادائه و استقى من الامثلة له و تأكد من انه يفهم كلامك
و اذكر خطة عمل توضح الخطوات و النتائج المتوقعة
كيف تتعامل مع موظف دفاعى :
عندما يتهم شخص بالاداء الضعيف فان اول رد يكون هو الانكار فقد اوضح الباحثون ان التعامل مع الشخص
الدفاعى كما يلى :
1 . معرفة ان السلوك الدفاعى امر عادى
2 . عدم مهاجمة الموقف الدفاعى للشخص
3 . من الافضل عدم فعل شىء على الاطلاق حيث يتفاعل الافراد مع التهديدات المفاجئة بالاختفاء خلف الاقنعة
4 . اعرف حدودك :
تذكر ان المشرف لا يتعين عليه ان يكون عالم نفسى
كيف تضمن ان تؤدى المقابلة التقييمية الى تحسين مستوى الاداء :
يتم ذلك بثلاث خطوات :
1 . حل المشكلات
2 . وضع اهداف التحسين
3 . اعداد جدول زمنى لتحقيقها
ان استجابة الموظف لهذه المقابلة تعتمد على عاملين :
 عدم الشعور بانه مهدد اثناء المقابلة
 تتاح له الفرصة لعرض افكاره و مشاعره للتأثير على سير المقابلة
دور التقييم فى ادارة الاداء
هل يساعد التقييم فعلا فى تحسين الاداء ؟
هناك اتجاهين فى هذا الشأن :
 ان التقييم لا يحسن الاداء فهو لا يحفز الموظف و لا يوجهه نحو التطوير كما انه يسبب صراع بين
المشرفين و المرؤوسين و لذلك تتجه عناصر برامج ادارة الجودة الى الغاء تقييم الاداء
 لا يجب الغاء تقييم الاداء لان المديرون بحاجة لمراجعة سلوكيات موظفيهم فى العمل و البديل هو
استخدام الوسيلة المناسبة للتقييم و تجنب مشكلاته
تقييمات قائمة على ادارة الجودة Total Quality Management
برامج الجودة هى التى تجمع بين جميع وظائف و عمليات المنظمة حيث توجه جميعها لتعظيم احساس العميل
بالرضا من خلال التطوير المستمر للخدمات
هذا النظام قائم على عدة مبادىء :
 وقف الاعتماد على التفتيش لتحقيق الجودة
 الاتجاه نحو التحسين المستمر
 تشكيل تدريب موسع اثناء العمل
 ازالة الحواجز بين الاقسام و نبذ الخوف
هذه المبادىء يمكن تطبيقها بأن يكون التقييم جزء من عملية اداء ادارة موحدة متكاملة و يعتمد الموظفون هنا على
تقديم الاقتراحات و تحسين الاداء و العمل كأصحاب اعمال
سمات هذا النوع من التقييم تشمل :
 مقياس تقييمى يحتوى على فئات قليلة لمستوى الاداء و تجنب التوزيع الاجبارى
 طرق موضوعية لضمان قياس النتائج
 طرق لتحديد ما اذا كان القصور فى الاداء بسبب :
o دافع الموظف
o التدريب غير كافى
o عوامل خارجة عن ارادة الموظف
 خلق مناخ للمشاركة و النصيحة البناءة
 تحليل شامل لحاجات العملاء فى الخارج و الداخل و التوقعات التى بناء عليها توضع مستويات ومعدلات
تقييم الاداء
مراجعة النموذج
مثال عملى على تطبيق ادارة الجودة الشاملة فى شركة فلوريدا لانتاج الكهرباء و
الطاقة :
يتكون برنامج تحسين الجودة بالشركة من 3 عناصر اساسية :
 وضع سياسة ثابتة للجودة Policy Deployment
 فرق عمل تحسين الجودة Quality Improvement Teams
 التشجيع على الالتزام بالجودة خلال العمل اليومى Quality in Daily Work
اولا : وضع سياسة ثابتة للجودة Policy Deployment :
تركز بشكل اساسى على الوفاء بحاجات العملاء و تقوم الشركة بتحديد حاجات العملاء و ترتيبها وفق اولويات
اشباعها التى غالبا تكون فى المجالات الاتية :
 تحسين مستوى الثقة فى برامج الامن الصناعى
 تخفيض عدد الشكاوى المقدمة من العملاء
 تحسين مستوى الخدمة
و بعد ان يتم تحديد حاجات العملاء تترجم فى شكل مجموعة من الاهداف قابلة للقياس الكمى
مثلا : زيادة قدرة الالات فى انتاج الطاقة لتصبح 95 %
ثانيا : فرق عمل تحسين الجودة Quality Improvement Teams
تعتمد العديد من الشركات على فرق عمل تحسين الجودة فى تحقيق اهداف الجودة الشاملة و يقصد بفرق تحسين
الجودة هى مجموعة من الموظفين المدربين جيدا الذين يلتقون فى العمل اسبوعيا لمدة ساعة او اكثر لوضع برامج
الجودة فى العمل
انواع فرق العمل :
 فرق وظيفية Functional Team :
هى تجمع اختيارى من الموظفين الذين يعملون سويا كوحدات عمل طبيعية على اساس يومى و هذا النوع
يختار اهم المشكلات التى تواجهه ثم يبدأ البحث عن الحلول المناسبة لها من خلال اللقاء الاسبوعى الذى
يستغرق ساعة عادة
الهدف الاساسى من هذا النوع من الفرق هو تحسين انشطة العمل اليومية بهدف تحسين الجودة و تنمية
المهارات
 الفرق القيادية Lead Team
يرأسها رئيس الشركة او اى مدير اخر و هذه الفرق تكونمسئولة عن توجيه باقى الفرق فى المنظمة
و من اهم ادوار ادارة الموارد البشرية هو تدريب اعضاء فرق العمل حيث يعقد برنامج تدريبى مدته يومان
لاعضاء الفرق المشاركة و يحصل الفرد من خلاله على جرعة تدريبية فى مجال التركيز على اساليب الرقابة على
الجودة و اساليب صنع و اتخاذ القرارات الجماعية
ثالثا : التشجيع على الالتزام بالجودة خلال العمل اليومى ly WorkQuality in Dai
العاملين بالشركة يجب ان تكون لديهم المقدرة على تحديد عملاءهم و ما يحتاجونه من حاجات و ان يدركوا حقيقة
هامة و هى ان العملاء قد يكونوا من داخل الشركة او خارجها الامر الذى يستدعى الاهتمام باشباع حاجات مختلف
انواع العملاء
ماذا نستفيد من هذا المثال العملى :
1 . التأكد من ان جميع فرق العمل تعمل فى اطار السياسة الموضوعة لضمان توافق الجهود المبذولة مع اهداف
الشركة
2 . لا نتعامل مع برنامج تحسين الجودة على انه هدف فى حد ذاته لكن من المهم التأكيد على انه وسيلة مستمرة و
منتظمة لاداء الاعمال بمستوى عالى من الجودة
3 . التدريب ضرورة لا غنى عنها فبرنامج تحسين الجودة لا يحقق مستوى عالى من النجاح الا من خلال التدريب
المستمر للموظفين بهدف تنمية المهارات التحليلية لدى الفرد
4 . اكساب العاملين المهارات اللازمة لتحليل و حل المشاكل
5 . ضرورة اختيار عاملين جدد ذو مهارات قيمة تتفق مع متطلبات تطبيق برنامج الجودة الشاملة
6 . لا تركز دائما على زيادة الانتاجية اكثر من الجودة فهما متلازمان
7 . التشجيع الدائم للموظفين من خلال اشباع حاجاتهم مع العلم ليس من الضرورى ان تكون تلك الحاجات مادية و
لكن قد تكون حاجات غير مادية
8 . امور يجب ان تأخذها الادارة العليا فى اعتبارها :
 تعديل المبادىء و المفاهيم التى تقوم عليها الاساليب التقليدية فى الجودة
 متابعة العمليات التى يتم تنفيذها على مستوى الشركة
 الاسترشاد بالامثلة التوضيحية
 وجود دعم و تأييد مستمر لجهود التحسين المبذولة
 اعادة النظر فى الميزانيات المرصدة للاهتمام بالجودة

No Comments

Comments are closed.

Show Buttons
Hide Buttons
s2Member®